В помощь руководителю

 1.Ведение, в том числе заполнение, выдача трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, их учет и порядок хранения нанимателями.

Порядок ведения трудовых книжек работников регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40 (далее -) (с изменениями и дополнениями).

  Типичные нарушения:

          книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется по форме, не соответствующей приложению к Инструкции №40 (ч.3 п.79 Инструкции №40);

          при приеме трудовых книжек уполномоченным должностным лицом работникам, передавшим трудовую книжку на хранение нанимателя при поступлении на работу, не выдаются расписки в получении трудовой книжки произвольной формы, содержащие реквизиты организации (ч.5 п.79 Инструкции №40);

при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, однако не указывает собственноручно дату ее получения (ч.6 п.79 Инструкции №40);

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей не пронумерована, не прошнурована и не скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (ч.7 п.79 Инструкции №40);

трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся нанимателем в обычных шкафах для хранения документов, а не в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п.80 Инструкции №40);

        в трудовые книжки работников не вносятся в установленном порядке записи об изменении фамилии, собственном имени, отчестве, изменении, дополнении записей об образовании, профессии, специальности работника на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение, со ссылкой на их реквизиты либо запись о получении работником высшего образования дополняется не надлежащим образом (на внутренней стороне обложки имеется ссылка на диплом (указана дата получения, номер и учебное заведение), однако на титульном листе трудовой книжки только в графе «образование» указано получение работником высшего образования, а  в графу «профессия, специальность» сведения не внесены (п.51 Инструкции №40);

       наименование должности служащего, внесенной в трудовую книжку,  не соответствует наименованию должности служащего, установленному выпуском 28 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих, занятых в образовании», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 29.07.2020 №69 («воспитатель» вместо «воспитатель дошкольного образования» (п.20 Инструкции №40).

2. Формирование, ведение и хранение личных дел работников.

         Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 26.03.2004 №2 (далее - Инструкция №2).

          Типичные нарушения:

          в сформированные личные дела работников включаются копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), копии приказов о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, продлении, заключении нового контракта и др. не заверенные, либо заверенные надлежащим образом (п.15 Инструкции №2, п.64  Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4);

        в сформированных личных делах хранятся личные листки по учету кадров, заполненные в нарушение требований абз.2 и абз.3 ч.3 п.11 Инструкции №2 (не на все вопросы личного листка по учету кадров работниками даются исчерпывающие ответы, имеются не заполненные графы, прочерки, даются ответы, которые носят односложный характер («да», «нет»);

        в сформированных личных делах хранятся личные листки по учету кадров, на которых отсутствует фотокарточка принимаемого на работу (ч.4 п.11 Инструкция №2);

         руководителем организации не назначается приказом не реже одного раза в пять лет комиссия по проверке наличия и состояния личных дел работников, и в дополнении к личному листку по учету кадров не фиксируется факт проверки (п.22 Инструкции №2);

        нанимателем не ведется строгий учет личных дел работников (не ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции №2) (п.20 Инструкции №2);

         в сформированных личных делах хранятся заявления о приеме, переводе, увольнении, автобиографии работников, копии др. документов, оформленные не на стандартном листе бумаги формата А4 (п.14, п.16 Инструкция №2);

            при формировании и ведении личных дел работников не соблюдается последовательность включения в личные дела документов, установленная п.6, п.7 и п.8 Инструкции №2;

         в личные дела включаются документы, не предусмотренные инструкцией (п.9 Инструкции №2).

3. Ознакомление нанимателем работников с локальными правовыми актами.

          Обязанность нанимателя знакомить работников под роспись с порученной работой (должностной (рабочей инструкцией), правилами внутреннего трудового распорядка и иными документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (графики отпусков, графики работ (сменности) и др.), коллективным договором (соглашением) и др., своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях работника и знакомить его с ними под роспись, оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись закреплена в п.2, п.3 ч.1 ст.54, п.10, п.15 ст.55, ст.373 Трудового кодекса Республики Беларусь, п.п.32.21 п.32 Соглашения между комитетом по образованию Мингорисполкома и Минской городской организацией Белорусского профессионального союза работников образования и науки на 2020-2022 годы  (продлено на 2022-2025 годы) (с изменениями и дополнениями).

         Типичные ошибки:

         наниматели не знакомят работников под роспись с локальными правовыми актами, либо знакомят не своевременно;

         наниматели знакомят работников под роспись с действующим в организации коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и др. документами, однако в листе ознакомления работники не проставляют собственноручно дату ознакомления, в связи с чем невозможно установить своевременность их ознакомления  с локальным правовым актом.

4.     Наличие в организации правил внутреннего трудового распорядка, соответствие их действующему законодательству, соблюдение порядка их утверждения и согласования профсоюзом (далее - ПВТР).  

         Типичные ошибки:   

         ПВТР не приведены в соответствие с Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными постановлением Министерства труда Республики Беларусь 05.04.2000 №46 «Об утверждении типовых правил внутреннего трудового распорядка» (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 26.07.2021 №58);

       ПВТР не размещены в доступном для обозрения работниками месте (п.8 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь 05.04.2000 №46 «Об утверждении типовых правил внутреннего трудового распорядка» (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 26.07.2021 №58);

          при согласовании ПВТР не соблюдаются требования Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4, в части оформления реквизита «Гриф согласования» (п.59 и п.60 указанной инструкции).

5. Создание в организации и работа комиссии по трудовым спорам (далее - КТС) (соблюдение порядка создания; сроки полномочий комиссии; выдача в установленном порядке доверенностей членам комиссии; наличие положения о комиссии по трудовым спорам; регистрация заявлений работников; сроки рассмотрения споров; ведение протоколов; сроки выдачи мотивированных решений).

          Типичные нарушения:

          КТС в организации создается на учебный год с 01.09. по 31.05., что является нарушением п.п.28.7 п.28 Соглашения между комитетом по образованию Мингорисполкома и Минской городской организацией Белорусского профессионального союза работников образования и науки на 2020-2022 годы  (продлено на 2022-2025 годы) (с изменениями и дополнениями), согласно которому КТС создается ежегодно и действует календарный год;

        в нарушение ч.3 ст.235 Трудового кодекса Республики Беларусь нанимателем либо профсоюзом не выданы в установленном порядке доверенности представителям сторон в КТС на срок ее действия;

         в нарушение ч.5 ст.235 Трудового кодекса Республики Беларусь в организации не определен по соглашению между нанимателем и профсоюзом порядок ведения делопроизводства КТС (отсутствует положение о КТС).

1. Приказом о назначении должностных лиц, ответственных за охрану труда наниматель не назначает своего заместителя, ответственным за осуществление контроля за соблюдением работниками требований по охране в учреждении образования.

(Требование прописано в статье 17 Закона Республики Беларусь «Об охране труда» № 356-З в редакции Закона Республики Беларусь от 18.12.2019 № 274-З).

Справочно: В приказах о назначении должностных лиц, ответственных за охрану труда в учреждениях образования назначаются ответственные за охрану труда, при этом не назначаются ответственные за осуществление контроля за соблюдением работниками требований по охране, что является нарушением.

2. Распространенной ошибкой является ведение протоколов проверки знаний по вопросам охраны труда не в соответствии с установленной формой.

Справочно: Форма протокола проверки знаний по вопросам охраны труда утверждена Приложением к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.2008 №210, в ред. постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.05.2020 №55.

3. Нанимателем в приказе по созданию комиссии для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда не назначаются заместитель председателя и секретарь комиссии.

Справочно: Приказом по созданию комиссии для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда в учреждении образования назначаются председатель, заместитель председателя, секретарь, члены комиссии. Требование прописано в пункте 3 Положения о порядке создания и деятельности комиссии организации для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.2008 №210 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.05.2020 г. № 55);

4. В главе «Общие требования по охране труда» инструкции по охране труда для сторожа (повара) отсутствует требование о необходимости прохождения стажировки.

Справочно: Согласно пункта 32 Инструкции о порядке разработки и принятия работодателями локальных правовых актов, содержащих требования по охране труда, в виде инструкций по охране труда для профессий рабочих и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 ноября 2008 г. №176 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 апреля 2020 г. №44), в главе «Общие требования по охране труда» инструкции по охране труда должны быть отражены требования по охране труда по допуску работающих к работе по соответствующей профессии рабочего и (или) виду работ (услуг) с учетом возраста, пола, состояния здоровья, наличия необходимой квалификации, прохождения обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний по вопросам охраны труда и т.д.

5. Распространенным нарушением является ведение нанимателем журналов вводного инструктажа по охране труда и журнала регистрации инструктажа по охране труда устаревшей формы.

        Справочно: Согласно Приложения 2 (форма журнала вводного инструктажа по охране труда) и Приложения 3 (форма журнала регистрации инструктажа по охране труда) к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 №175, в ред. постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.05.2020 № 54 установлены новые формы указанных журналов.

    6.Нанимателем нарушается требование, предъявляемое к должностному лицу, проводящему вводный инструктаж по охране труда.

     Например, проведение вводного инструктажа по охране труда поручается инспектору по кадрам, который не прошел соответствующего обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда в комиссии вышестоящей организации.

     Справочно. Вводный инструктаж по охране труда при приеме на работу с работающими проводит должностное лицо, на которого приказом возложены обязанности специалиста по охране труда после его обучения и проверки знаний по охране труда в комиссии вышестоящей организации (пункт 19 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты РБ от 28.11.2008 № 175, в ред. постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.05.2020 № 54.

7. Нанимателем не проведен вводный инструктаж по охране труда со сторожами Департамента охраны, работающими на территории учреждения образования.

   Справочно. Согласно пункта 16 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 №175, в ред. постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.05.2020 № 54, необходимо проводить вводный инструктаж по охране труда с работниками других организаций, при участии их в производственном процессе или выполнении работ на территории организации.

8. Нанимателем в комиссию по общим техническим осмотрам зданий и сооружений не включается представитель собственника здания.

Справочно. Согласно подпунктам 5.1-5.4 пункта 5 Строительных норм Республики Беларусь. Техническое состояние зданий и сооружений. СН 1.04.01-2020, утв. постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь №64 от 27.10.2020 необходимо включать по согласованию с ГУ «Центр по обеспечению деятельности управления по образованию администрации ____________ района г. Минска и подведомственных организаций» представителя собственника зданий – инженера по организации эксплуатации и ремонту зданий и сооружений.

9. Наниматель не знакомит с работников под роспись при приеме на работу при проведении вводного инструктажа по охране труда с картами профессиональных рисков.

Справочно. Данное требование прописано в Положениях о системе управления охраной труда в учреждениях образования.

10. Нанимателем не актуализирована программа вводного инструктажа по охране труда.

      Например, нанимателем утверждена программа вводного инструктажа по охране труда в 2019 году. Однако в 2020 - 2021 году вступили в силу Изменения в Трудовой Кодекс Республики Беларусь, а также в законодательство об охране труда, которые не нашли отражение в программе вводного инструктажа по охране труда.